Mental Fit Privacyverklaring

Deze privacy verklaring is van toepassing op alle diensten die Mental Fit verricht ten behoeve van het verwerken van persoonsgegevens.

Bedrijfsgegevens: Mental Fit, Bij de Postwagen 35, 5913WC  Venlo.

Tel: 077-3520276

Mobiel : 06-40937877

e-mail: info@mentalfit.nu

KvK: 70544212

1)  PERSOONSGEGEVENS:

Mental Fit kan persoonsgegevens van u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van Mental Fit, een e-book en/of een nieuwsbrief download of door het invullen van een contactformulier.  Mental Fit kan de volgende persoonsgegevens verwerken: - voor- en achternaam - adresgegevens - geboortedatum - geslacht - burgerlijke staat - telefoonnummer - e-mail adres

2)  WAAROM DEZE GEGEVENS?

Mental Fit verwerkt persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te nemen als u daar om verzoekt. Dit houdt in dat er telefonisch contact plaats kan vinden, per post of per e-mail.

Tevens verwerkt Mental Fit de persoonsgegevens om u schriftelijk (per e-mail of per post) de factuur of offerte toe te kunnen sturen met betrekking tot verleende diensten.

Mental Fit maakt gebruik van persoonlijke dossiers, die privacygegevens bevatten om goede zorg te kunnen verlenen.  De persoonsgegevens uit uw dossier kunnen ook nog gebruikt worden voor:

• het informeren van andere zorgverleners, bijvoorbeeld na afgeronde therapie, bij een verwijzing naar een andere behandelaar of in het kader van samenwerking . Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
• het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing/intervisie.
• als Mental Fit vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal Mental Fit u eerst informeren en expliciet uw toestemming vragen. Deze toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken.
• het informeren van een vervangende zorgverlener / trainer, indien van toepassing.

3) HOE LANG BEWAART MENTAL FIT UW GEGEVENS?

Mental Fit bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is volgens de daarvoor wettelijk vastgelegde termijnen. De gegevens in het cliëntendossier blijven, op grond van de AVG vijf jaar veilig bewaard in een afgesloten kast.

4) DELEN MET DERDEN

Mental Fit verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is. Hiervoor heeft u expliciet schriftelijke toestemming verleend door het tekenen van een toestemmingsverklaring. De persoonsgegevens uit uw dossier kunnen voor de volgende doelen gedeeld worden met derden:

• Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar, of in het kader van samenwerking. Dit gebeurt alleen met uw expliciete schriftelijke toestemming.
• Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
• Als Mental Fit vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw persoonsgegevens of deze deelt met derden, dan zal Mental Fit u vooraf informeren en expliciet uw schriftelijke toestemming vragen.
• Het informeren van een vervangende trainer.

5) WEBSITEBEZOEK

Op de website van Mental Fit worden de algemene bezoekersgegevens niet bijgehouden. Wel  kan Mental Fit persoonsgegevens over u verwerken, omdat u deze gegevens zelf bij het invullen van het contactformulier op de website Mental Fit, via een E-book of nieuwsbrief verstrekt. Mental Fit kan in dat geval de persoonsgegevens verwerken zoals aangegeven in artikel 2 van deze privacyverklaring.

6)  RECHTEN VAN CLIENTEN

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke per 25 mei 2018 gehandhaafd wordt, krijgt u meer mogelijkheden om voor uzelf op te komen als uw persoonsgegevens worden verwerkt. De AVG komt in de plaats van de oude Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Uw bestaande privacy rechten worden uitgebreid en er gelden 2 nieuwe rechten. Deze zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) maart 2018.

7) UW PRIVACY RECHTEN

Het recht op dataportabiliteit

Het recht om persoonsgegevens over te dragen.  Dit houdt in dat u het recht hebt om uw persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van u heeft. Ook kunt u vragen om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Ten eerste gaat het alleen om digitale gegevens. Papieren dossiers vallen er dus niet onder. Ten tweede gaat het om persoonsgegevens die een organisatie óf met toestemming van de betrokkene verwerkt óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren. Bij het recht op dataportabiliteit moet Mental Fit de gegevens verstrekken in een vorm die het voor u makkelijk maakt om uw gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie. Mental Fit is daarom wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te verstrekken.

Het recht op vergetelheid

Dit recht houdt in dat Mental Fit in een aantal gevallen persoonsgegevens moet wissen als u (diegene van wie de organisatie gegevens verwerkt) erom vraagt. Het recht op vergetelheid geldt niet altijd.  Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing:

• Niet meer nodig : Mental Fit heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor Mental Fit ze heeft verzameld of waarvoor Mental Fit ze verwerkt.
• Intrekken toestemming : De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan Mental Fit voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in.
• Bezwaar: De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen directe marketing. En een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van Mental Fit om de persoonsgegevens te verwerken.
• Onrechtmatige verwerking : Mental Fit verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking.
• Wettelijk bepaalde bewaartermijn : Mental Fit is wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen.

Het Recht op inzage

Het recht op inzage wil zeggen dat u het recht heeft om de persoonsgegevens die Mental Fit van u verwerkt in te zien. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. U heeft het recht om te vragen welke gegevens Mental Fit van u heeft. U heeft het recht om deze gegevens in te zien. In de AVG (artikel 15) staat dit recht beschreven als ‘recht op inzage’. Tevens moet Mental Fit bij inzageverzoeken u ook laten weten:

• waarom Mental Fit bepaalde gegevens verwerkt.
• welke soorten persoonsgegevens Mental Fit verzamelt.
• indien van toepassing: aan welke organisaties Mental Fit de persoonsgegevens doorgeeft.

Het Recht op rectificatie en aanvulling

Dit houdt in : Het recht om de persoonsgegevens die Mental Fit verwerkt te wijzigen of het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen of om persoonsgegevens aan te vullen.

Mental Fit is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die Mental Fit verwerkt juist zijn. En dat Mental Fit deze gegevens actualiseert als dat nodig is. Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor Mental Fit die verwerkt, onjuist?  Dan is Mental Fit verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Dus ook als de cliënt Mental Fit erop wijst dat zijn/haar gegevens niet kloppen of onvolledig zijn.

Heeft Mental Fit onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen verstrekt? Dan moet Mental Fit de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgeven. Als een betrokkene daar om vraagt, moet Mental Fit ook vertellen welke organisaties zij op die manier heeft geïnformeerd.

Het recht op beperking van de verwerking  en het recht om minder gegevens te laten verwerken

Mensen hebben in bepaalde situaties het recht op beperking van het gebruik van hun gegevens.  Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:

• Gegevens zijn mogelijk onjuist : geeft iemand aan dat Mental Fit onjuiste persoonsgegevens gebruikt? Dan mag Mental Fit deze gegevens niet gebruiken zolang Mental Fit nog niet heeft gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.
• De verwerking is onrechtmatig : Mental Fit mag bepaalde gegevens niet verwerken, maar de betrokkene wil niet dat Mental Fit de gegevens wist. Bijvoorbeeld omdat hij de gegevens later nog wil opvragen.
• Gegevens zijn niet meer nodig: Mental Fit heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor Mental Fit ze heeft verzameld. Maar de betrokkene heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij hij betrokken is.
• Betrokkene maakt bezwaar: maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet Mental Fit  stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij Mental Fit dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Zo lang nog niet duidelijk is of de gronden van Mental Fit zwaarder wegen, mag Mental Fit de gegevens niet verwerken.

Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking

Deze bepaling geeft mensen het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van hun persoonsgegevens. In de AVG staat dit recht beschreven als ‘recht van bezwaar’. Verwerkt Mental Fit persoonsgegevens op grond van een taak van algemeen belang Of op grond van een gerechtvaardigd belang? Dan hebben de betrokkenen – de mensen van wie u gegevens verwerkt – altijd het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking van hun gegevens. Maakt iemand bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegevens? Dan moet Mental Fit stoppen met deze gegevens te verwerken.  Tenzij Mental Fit dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die te maken hebben met een rechtsvordering. Let op: zo lang nog niet duidelijk is of de gronden van Mental Fit zwaarder wegen, mag Mental Fit de betreffende gegevens niet verwerken. Mental Fit stelt dan een beperking van de verwerking in. Bij deze wijze we u op het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Voor meer informatie: zie www.rijsoverheid.nl – zoek op AVG en WGBO en https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Het Recht op duidelijke informatie / informatieplicht

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft een therapeut of coach informatieplicht. Dit betekent dat Mental Fit verplicht is om nieuwe en bestaande cliënten duidelijk te informeren over wat Mental Fit met hun persoonsgegevens (bv offerte) doet.

Mental Fit informeert en wijst cliënten op hun privacyrechten door middel van deze  privacyverklaring. Nieuwe cliënten ontvangen deze privacyverklaring  in PDF per e-mail als hun eerste afspraak bevestigd wordt door Mental Fit. Tevens ontvangt de cliënt dan ook de algemene voorwaarden en de klachtenregeling.

Deze privacyverklaring staat ook in PDF gepubliceerd op de website van Mental Fit ter informatie voor alle cliënten en geïnteresseerden.  Daarnaast wijst Mental Fit de cliënt in het intakegesprek mondeling nogmaals op alle rechten die een client heeft en heeft de cliënt de ruimte om eventuele vragen hierover te stellen.  Door ondertekening van de offerte of overeenkomst, verklaart de client:

• informatie aan de therapeut of coach naar waarheid te hebben verstrekt.
• de algemene voorwaarden en, indien van toepassing, de betalingsvoorwaarden te hebben ontvangen en hiervan kennis te hebben genomen, hieraan akkoord te gaan én zich hieraan te conformeren.
• de privacyverklaring te hebben ontvangen van Mental Fit en kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring, op de hoogte te zijn van de informatie rondom privacy en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zijn/haar rechten vanuit de AVG én hiermee akkoord te gaan.

Verantwoordingsplicht

Onder de AVG geldt de verantwoordingsplicht. Dit betekent dat Mental Fit aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet kunnen aantonen dat Mental Fit aan de AVG voldoet. Mental Fit moet onder meer kunnen laten zien dat ze cliënten goed heeft  geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. Mental Fit verstrekt hiertoe digitaal aan alle cliënten deze privacyverklaring. Ook staat deze privacyverklaring  in PDF gepubliceerd op de website Mental Fit ter informatie voor alle cliënten en geïnteresseerden.  Daarnaast wijst Mental Fit de cliënt tijdens het intakegesprek mondeling nogmaals op alle rechten die een cliënt heeft en heeft de cliënt de ruimte om eventuele vragen hierover te stellen. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) legt meer verantwoordelijkheid bij Mental Fit om aan te tonen dat Mental Fit aan de privacyregels voldoet. Door te voldoen aan de verantwoordingsplicht (accountability) levert Mental Fit een belangrijke bijdrage aan de bescherming van het grondrecht van mensen op privacy.

De nieuwe regels dwingt Mental Fit om goed na te denken over hoe Mental Fit persoonsgegevens verwerkt en beschermt. De verantwoordingsplicht houdt in dat Mental Fit moet kunnen aantonen dat de verwerkingen door Mental Fit aan de regels van de AVG voldoen. Mental Fit moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat een verwerking aan de belangrijkste beginselen van verwerking voldoet, zoals: rechtmatigheid, transparantie, doelbinding, juistheid. Ook moet Mental Fit kunnen laten zien dat de juiste maatregelen zijn genomen om de persoonsgegevens van cliënten te beschermen. Mental Fit is verplicht om vanaf 25 mei 2018 verantwoording af te leggen over uw gegevensverwerkingen wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens daar om vraagt.

8) PRIVACY OP UW FACTUUR

Op de factuur die u ontvangt van Mental Fit, staan de volgende gegevens:

• uw naam, adres en woonplaats
• de datum van de coaching / therapie /training
• een korte omschrijving van de coaching / therapie, zoals bijvoorbeeld : behandeling hypnotherapie, ACT therapie of wandelcoaching.
• de kosten van het traject of de sessie

9) BEVEILIGEN

Mental Fit neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en neemt de passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van Mental Fit maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

10) KLACHTEN

Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of u wenst meer informatie over de beveiliging van door Mental Fit verzamelde persoonsgegevens, neem dan direct contact op met Mental Fit, bereikbaar op de volgende manier:

Mental Fit Bij de Postwagen 35 5913WC  Venlo

Tel: 077-3520276

E-mail: info@mentalfit.nu

Mental Fit zet zich volledig in voor een zo goed mogelijke dienstverlening en bescherming van uw persoonsgegevens. Desondanks kan het voorkomen dat u het oneens bent met de manier van werken of handelwijze van Mental Fit m.b.t. de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het beste kunt u dat direct met Mental Fit bespreken. Komt u er samen met  Mental Fit niet uit of heeft u een zodanige klacht over de bescherming van uw persoonsgegevens, dat u deze niet met  Mental Fit kunt of wilt bespreken, dan hebt u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). U kunt uw klacht melden of hen een tip geven via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons. Uw klacht/tip kan een reden zijn om een onderzoek te starten. En met uw klacht/tip kun u namelijk ook  bijdragen aan de bescherming van de persoonsgegeven van alle Nederlanders.

Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.

info@mentalfit.nu  Bij de Postwagen 35 | 5913WC | Venlo |

Btw. Nr. 858368055B01  | KVK Nr. 70544212